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假设您是欧洲一家大型零售连锁公司的销售经理。 您的财务同事在处理每月销售报表过程中,突然因身患流感病倒了。 您的同事留下了大量的数据等待您整理,但老板明早就要具体的销售数据。 在这种情况下,看起来您要错过今晚与朋友的晚餐计划了。 或许不一定。 幸运的是,您懂得一些 Microsoft® Excel® 技巧,可以帮助您尽快完成工作。 通过使用一些组织电子表格(即使是最糟糕的电子表格)的精妙技巧,您可以轻松地将这些数据整理得井井有条。 请使用以下技巧: 技巧 1: 分列 假如您要创建公司门店的列表,并且该列表包含位置和每日营业收入。 首先,从您的控制软件中导入大型数据集,可能看起来如下所示: 哎呀,真是一团糟 — 但不用怕。 您无需一行一行将数据集分隔到不同的列。 Microsoft 的那些聪明家伙精心处理使 Excel 具备了一个工具,可以帮助您通过单击几下便可将这些数据整理好。 步骤 1:选择包含数据的列。 步骤 2:转到“数据”功能区并单击“分列”。 步骤 3:单击“分隔符”,然后单击“下一步”。 步骤 4:选择指示列结束的标记(在本例中,我们使用了逗号,因此请单击“逗号”),然后单击“完成”。 您现在得到了一张整理干净的表格,随时可以执行进一步的编辑: 技巧 2: 选择性粘贴 “转置” 现在要做的是使该电子表格更具可读性,以方便老板查看。 在 中,我们描述了“选择性粘贴”功能变幻莫测的可能性,但那只是开始。 在这种情况下另一项可以帮助您的技巧是“转置”功能,对于面临将行转换为列或将列转换为行问题的任何人来说,该功能都可以节省许多时间和精力。 假设您仍然在处理相同的数据集。 但现在您要将门店位置作为列标题,并将每日营业收入作为行。 请使用以下技巧: 步骤 1:首先,选择要转换的单元格(在本例中,选择包含数据的全部三列)并复制(Ctrl+C)。 步骤 2:选择要放入数据的单元格并按下鼠标右键。 步骤 3:从显示的列表中选择“选择性粘贴”功能。 步骤 4:单击“转置”,然后单击“确定”。 这就是您得到的结果: 这个排列有序、美观整齐的电子表格允许您的老板从左向右浏览各个门店,还可以向下滚动鼠标查看营业收入。 技巧 3: 自定义排序 您差不多快完成了,时间在一分一分过去。 但您的老板要求数据必须详尽具体。 她要求您将三个最早开设的门店放在最前面,按照这种方式组织营业收入。 这意味着,您需要首先列出主门店,然后是两家德国门店,接着按照字母顺序列出剩余所有门店。 不幸的是,您无法使用标准的“排序”功能,因为要排序的数据位于列而非行中,但您的老板不希望数据以任何标准顺序显示。 看起来唯一的处理方式便是手动处理,但速度不够快。 排序功能还存在一些其他的可能性,可以节省时间,尤其是在您需要在多个表之间重用此自定义排序时。 步骤 1:选择要排序的数据(不要选中标题行)。 步骤 2:转到“数据”功能区并单击“排序”功能。 步骤 3:单击“选项”,接着单击“按行排序”,然后单击“确定”。 步骤 4:选择要对其中的数据进行排序的行。 步骤 5:在“顺序”下拉列表中,选择“自定义排序”。 步骤 6:键入要使用的新顺序。 确保每两个新值之间使用逗号分隔。 在本例中,结果将看起来如下所示: 步骤 7:单击“确定”。 您会得到以下结果。 您可以看到,主门店列在第一位,其后分别是 Munich 和 Frankfurt,再接着是其他门店。 时间安排得恰到好处,电子表格准确、美观,您仍然有充足的时间与朋友共进晚餐。 当您朝门口方向走去时,您的老板朝您挥挥手以示感谢,但您知道这一切多亏您掌握了一些简单的 Excel 技巧。 *所有这些技巧都基于 Microsoft Office Excel 2010 (Windows),但其他 Excel 版本也能提供相同或相似的功能。 (只是菜单和性能可能有所差别。) Microsoft 和 Excel 是 Microsoft Corporation 在美国以及其它国家/地区的注册商标。 转载地址:http://ygkli.baihongyu.com/